LIVIA Holdings株式会社は、派遣スタッフやアルバイトを含む約1,000名を対象としたグループIT資産管理を整備するため、株式会社zoobaが提供するSaaS・IT資産管理「zooba」を導入しました。以前は配布後の状況把握や記録の追跡が課題となっていましたが、導入後はPC1台ごとの履歴管理や監査対応の効率化を実現しています。
IT機器管理における従来の課題と導入の背景
LIVIA Holdings株式会社は、M&Aを通じて保険代理店グループを統括する純粋持株会社です。傘下には訪問型の株式会社Jリスクマネージメントや、商業施設で保険ショップを展開する株式会社ゼロナビを持ち、グループのバックオフィスや経営管理、ITを一手に担っています。以前は各社の総務担当が兼務でPC管理を行っており、入社日に間に合わせて配るところまでの管理にとどまっていました。購入・配布・回収・廃棄の記録が別々になっており、どのPCが誰の手元にあるのかを1台ずつたどるのが難しい状態だったとされています。情報システム部では、グループ各社に関する保険会社の監査やIT管理の質問票に毎月のように対応しており、機器の管理状況を記録に基づいて示せる台帳が必要となっていました。
「zooba」の選定理由と管理の流れ
同社がSaaS・IT資産管理「zooba」を選定した理由は、自社の管理の流れをそのまま記録に残せる点にあります。ネットワーク未接続の機器や備品も含めてグループのIT資産情報を一つの台帳に集約できるほか、発注から配布、回収、データ消去、廃棄までの流れを1台ごとに記録できるようになりました。また、配布前のPCに関しては、MDMから取得した利用者情報と、手入力した貸与予定者情報を分けて管理できる点も特徴となっています。
Ms.ガジェットネットワーク未接続の備品も含めて一つの台帳で追えるのは、管理の範囲が広がって助かります。
導入による成果と今後の展望
導入の結果、別々の管理簿に分かれていた記録が1台ごとの履歴としてつながり、監査で退職者が使用していたPCの状況を問われた際も台帳データを他のリストと照合して記録に基づいて回答できるようになりました。今後は先行導入した会社の機器台帳がひと通り整ったことを受け、各PCでどのアプリケーションが使われているかまでひも付けて管理することを検討しています。さらに、情報システム部が独自に整えた名簿をCSV形式で取り込み、従業員情報の登録や他部門による情報の参照に活用することも視野に入れています。
Ms.ガジェット監査の質問票に備えて、個別の履歴をすぐ照合できる状態にしておきたくなります。
情報システム部からのコメント
情報システム部長の清原一暁氏は、発足して間もない組織では効率化より品質向上が先だと考えており、以前は誰がどのPCを使い回収や廃棄が済んだのかを1台ごとの履歴として追跡できていなかったと述べています。zoobaの導入により記録がつながり、機器ごとの履歴を確認できるようになったとしています。また、自分たちの運用に合わせられるカスタマイズ性や、要望を汲み取り反映するまでの開発スピードも評価されており、統制を効かせるうえで最も必要なデータの信頼性の基盤として他社にも勧められるとコメントしています。
Ms.ガジェット組織が新しいうちは効率よりもデータの信頼性を優先させるという考え方に共感します。
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兼務での管理では、手元の台帳が別々だと追跡に手間がかかりそうです。