LIRIS CLM、契約書ごとに自動取り込みができるメール連携機能とブラウザ拡張機能によるGmail連携を提供開始

LIRIS株式会社は、企業向け契約業務プラットフォーム「LIRIS 契約ライフサイクルマネジメント（LIRIS CLM）」において、メール連携機能およびGoogle ChromeとMicrosoft Edgeのブラウザ拡張機能によるGmail連携機能をリリースしました。契約書ごとに発行される専用アドレス宛ての送信や、Gmail上のアイコン操作を通じて、手作業での再登録やダウンロードを挟まずにメール本文や添付ファイルをシステムへ集約できるようになります。

機能追加の背景

LIRIS株式会社によると、今回のアップデートは利用中のユーザーから寄せられた要望に応える形で実装されたものです。利用者からは「取引先とのメールのやり取りを契約書ごとにまとめて管理したい」「メールで受け取った契約書ファイルを手間なくLIRIS CLMに登録できるようにしたい」といった声が多く寄せられていました。

契約締結の過程では、取引先との条件交渉や社内の確認フローにおいてメールや添付ファイルが頻繁にやり取りされます。従来発生していた手作業によるファイルの再登録や保管作業を省き、契約書に関連する文面や添付資料をシステム内へ直接蓄積・一元管理できる仕組みとして本機能が開発されました。

メール連携機能の仕組み

新たに追加されたメール連携機能では、LIRIS CLM内の契約書ごとに専用のメールアドレスを発行できます。GmailやMicrosoft Outlookなどのメールソフトからメッセージを送信する際、宛先やCCにこの専用アドレスを含めるだけで、メール本文や添付ファイルが該当する契約書へ自動的に取り込まれます。

これにより、取引先との契約交渉の経緯や社内確認の履歴、メールに添付された契約書ファイルが対象の契約情報に自動で紐付けられます。過去の修正や合意内容の変遷を後から振り返る際も、契約書側の画面から一連のやり取りを把握できるようになります。

ブラウザ拡張機能によるGmail直接取り込み

Google ChromeおよびMicrosoft Edge向けの拡張機能を導入することで、Gmail上で受信した契約書や各種資料をローカル環境へダウンロードすることなく、直接LIRIS CLMへアップロードすることが可能になります。Gmail画面を開くと添付ファイルの横にLIRISのアイコンが表示され、それを押して指定の取り込み先を選択することでデータが送信されます。

添付ファイルの取り込み先としては、業務の状況に合わせて以下の3通りから選択できます。

• 既存のドキュメントに、契約書の新しいバージョンとして追加する
• 既存のドキュメントに、添付資料として追加する
• フォルダに、締結済みの新しいドキュメントとして登録する

取り込み先の指定は、キーワード検索のほか、「最近使用した項目」や「フォルダの階層」から選択できます。さらに、取り込みが完了した添付ファイルには識別用の印が付与される仕様となっており、同一ファイルを誤って二重に取り込むトラブルを防ぐ配慮が施されています。

利用条件と対象ユーザー

新機能の利用には「LIRIS CLM」のアカウントが必要です。現在LIRIS CLMを契約している顧客は、追加の申し込みやプラン変更、追加料金の負担をすることなく、そのまま本機能を利用できます。

「LIRIS CLM」の概要

「LIRIS 契約ライフサイクルマネジメント（LIRIS CLM）」は、契約書の作成から依頼、承認、締結、管理・分析に至るまで、契約業務に関わる全プロセスを一元管理する企業向けプラットフォームです。プロセスの可視化やAIによる契約情報の自動抽出機能を備え、契約業務の効率化とガバナンス向上を支援しています。

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